商賬追收:如何收回未付發票

 

 

收回客戶拖欠您公司的款項(即商賬追收)是企業經營中不可避免的情況。問題在于如何在進行商賬追收的同時維護好客戶關系。在本文中,我們綜述了幾種商賬追收方法,希望對您企業信用管理風險管理有幫助。

 

 

何時需要進行商賬追收?

 

未付發票會減緩現金流并降低庫存周轉率,從而可能會影響您公司的信用評級并損害您公司的聲譽。越早采取行動,收回款項的可能性就越大。

 

事實上,在發票逾期之前就應該開始采取行動:確保及時寄送發票,并對您的會計系統進行設置,以標記逾期賬目!發票方面一個看似微不足道的疏忽有時會導致付款方面的大問題。

 

在您開始行動時需要確認的其他一些事項包括:

  • 您的發票寄送地址和收件人是否正確?

  • 雙方當事人在交貨前是否簽訂了合同,你們是否在合同中規定了付款條款?您在發票中是否有再次提到這些付款條款?

 

最好在發票到期日后 45 天內處理逾期發票,因為發票逾期時間越長,追收難度就越大。

 

鑒于大多數付款條款要求在 30 天內付款,如果發票在 60 天內仍未支付,您可以認為它已成為壞賬。你將不得不進行商賬追收。

 

但在尋求外部幫助之前,您可以采取一些措施嘗試自行追收商賬。

 

 

如何自行追收商賬

 

商賬追收的做法旨在減輕管理和追收逾期付款的不便,同時加快付款速度。

 

但是,商賬追收并沒有固定規則。您采取的方式將取決于您與每個客戶的歷史交易記錄以其逾期的原因。請切記,客戶不會先聯系您。

 

 

主動聯系您的客戶

 

在啟動商賬追收之前,請先嘗試自行催收。主動聯系客戶并消除顯而易見的問題,比如:

  • 您的發票有問題:客戶未曾收到發票,或者發票不明確或不符合客戶要求。

  • 貨物未曾送達或送達地址錯誤。

  • 您的客戶的會計或支付系統出現故障。

  • 您的客戶發生現金流問題(在這種情況下,您的客戶可能愿意遵守還款時間表)。

 

事實證明,電話溝通是最有效的商賬追收方法。通過向客戶“推銷自己”,您更有可能確??蛻魧⒛陌l票視為優先事項,并且始終優先考慮向您付款。

 

 

發送商賬催收函

 

您可以采取的另一種商賬追收方法是發送商賬催收函,您可以在其中提醒客戶您的發票仍未支付,請求及時付款,并告知,如不付款,您將會采取更嚴厲的措施。

 

催收函應該簡短扼要;你的語氣應該堅定但有禮貌——您并不想破壞與客戶的關系!在此處查看我們關于逾期付款和撰寫催收函的建議。

 

如果通過使用自身的資源(電話、催收函),您未能與客戶達成和解,您可能要開始考慮采取行動了。但是,如果欠款金額很小,不值得花費時間和金錢來追收,您可能會考慮放棄。

 

 

您應該放棄未付發票嗎?

 

商賬追收不僅涉及欠款金額,還涉及客戶關系以及為追收欠款所投入的時間和精力。

 

有時,對于小額款項,最好核銷,以維持重要的業務關系。問問自己,當欠款金額為500 歐元,而收回債務的成本將高于此金額時,是否值得?

 

或者,當您打算向一個好客戶追討較大額欠款時,如果您想與該客戶保持良好的關系,取消逾期罰金可能對您最有利。

 

如果這些都不起作用,那么現在就應該考慮采取其他方法了,如外部幫助。

 

 

您可以選擇哪些外部支持進行商賬追收?

 

很多企業會在發票逾期超過 60 天的情況下尋求外部幫助——例如,求助于商賬追收機構。

 

 

商賬追收機構運作方式

 

商賬追收機構的經營目的是代表各類債權人追收商業欠款,并專門向債務人追討全部余款,同時盡量避免訴訟。在大多數情況下,商賬追收機構并不擁有債務。您的企業仍然擁有并控制您的客戶欠款,商賬追收機構作為您和您的客戶之間的中間人,按照追收金額的一定比例收取服務費用。
 
此外,商賬追收機構可能會以多種方式收取服務費用:按追收的每筆欠款收取固定費用,按追收所花費的時間等。在聘請商賬追收機構之前,請務必詢問這些條款。

 

 

大多數機構采用電話和信函進行追收,具體操作步驟如下:
  • 他們直接聯系客戶并要求全額付款。有時,商賬追收機構只需給您的客戶打電話或致函,就足以促使客戶付款。
  • 如果無法全額付款,商賬追收機構將嘗試在您同意的情況下協商付款計劃。
  • 如果在 180 天后仍未全額付款或通過付款協議付款,商賬追收機構可能會采取法律行動來收回欠款。
 
對債務人提起訴訟應該是最后的辦法。判決既耗時又費錢,而且通常毫無價值,除非妥當執行:在大多數國家/地區,債務追收行為受各種不同法律的約束。

 

使用貿易信用保險進行追收債務管理

 

與貿易信用保險提供商合作也是一種非常好的商賬追收解決方案。
 
貿易信用保險承保您在 12 個月內到期的應收賬款因意外商業和政治風險而無法收回的貿易風險,從而保障您的現金流。如果您的客戶資不抵債或發生長期拖欠,我們將會按照您已交付的貨物或已提供的服務的價值向您給付賠款。
 
裕利安怡專注于壞賬保護和債務催收。債務催收服務是我們提供的貿易信用保險產品的一部分,因此我們不僅可以為您追收欠款,還能幫助您采取預防措施,避免發生更多的壞賬。
 
我們的全球信用情報網絡由數百名商賬追收專業人士組成,遍布世界各地,他們非常了解債務追收的復雜性,并具有當地實踐方面的專業知識。我們具有必要的技能和洞察力,可以在不損害您的客戶關系的前提下幫助您收回欠款。

 

您企業的生存依賴于在商定的時間收回應收賬款。然而,如果無法收回這些應收賬款,您將如何處理賬面上的壞賬呢?什么是壞賬?大致來說,壞賬是指不可收回的應收賬款,是當您向客戶提供信貸后,而客戶不再有能力或者不再愿意向您付款時發生的一種費用。在會計中,這被費用稱為“壞賬費用”,必須從您公司的應收賬款中扣除。由于壞賬費用會使您公司損益表中應收賬款的金額減少,進而影響您的財務預測和現金流。此外,財務影響也可能波及您所在生態系統中的其他企業。

 

在大多數情況下,原因很簡單:您的客戶由于資不抵債或破產,而無法支付賬單。您的客戶自身可能也遇到了付款逾期的情況。他們可能面臨供應鏈問題,導致生產所售貨物所需的零部件交貨速度放緩。您客戶的銀行信用額度可能已被撤銷,從而導致其運營資本減少。市場可能突然下跌,影響銷售和整體業務模式。原因也可能是您向不合適的客戶提供了信貸。如果是這種情況,您應該收緊您的信用控制政策,以防止將來發生這種情況。也可能是因信用欺詐造成的。例如,您的企業可能已成為犯罪分子的蓄意攻擊目標,或者客戶為從您的公司獲得賒銷而做出虛假陳述,根本不打算向您付款。請切記,您的應收賬款有可能成為壞賬的第一個跡象是發票逾期。

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